Wójta Gminy Nowinka

z dnia 09 lutego 2010r.

w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 32/07 Wójta Gminy Nowinka z dnia 30 września 2007r. w sprawie ustalenia Polityki bezpieczeństwa Urzędu Gminy Nowinka i zatwierdzenia instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy Nowinka.

         Na podstawie art.30 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r. Nr 142 , poz. 1591 z późn.zm.) zarządzam, co następuje:

W „Polityce bezpieczeństwa Urzędu Gminy Nowinka i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy Nowinka” stanowiących załączniki Nr 1 i Nr 2 do Zarządzenia Nr 32/07 Wójta Gminy Nowinka z dnia 30 września 2007r. wprowadza się następujące zmiany:

1.     Ustala się treść załącznika Nr 1 do „Polityki bezpieczeństwa Urzędu Gminy Nowinka” stanowiący załącznik Nr 1do do niniejszego zarządzenia.

2.     Ustala się treść Załącznika Nr 2 do „Polityki bezpieczeństwa Urzędu Gminy Nowinka, stanowiący załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

Wójta Gminy Nowinka

z dnia 30 września 2007r

Realizując postanowienia ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. (Dz.U. Nr 101, poz. 926 z 2002 r.), o ochronie danych osobowych, przepisów rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024, z 2004 r.), ustalam reguły oraz zasady pozwalające na zapewnienie ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy Nowinka.

1.      Celem polityki bezpieczeństwa jest takie postępowanie, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w pełni zabezpieczyły dostęp do nich przed osobami nieupoważnionymi i gromadziły w zbiorach dane zgodnie z wymogami ustawy.

2.      Polityką bezpieczeństwa objęte są dane osobowe, którymi zgodnie z ustawą wymienioną na wstępie są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

3.      Reguły i zasady do przetwarzania danych osobowych prowadzonych zarówno w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych, jak i w systemach informatycznych obowiązują, także w przypadku przetwarzania danych poza zbiorem danych.

4.      Całokształt działań w ramach polityki bezpieczeństwa jest wymogiem ustawowym i ma za zadanie ochronę prywatności osób, których dane są przetwarzane.

5.      Niniejsza polityka bezpieczeństwa zawiera:

a)      wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe,

b)      wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych,

c)      opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi,

d)      sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami,

e)      określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych.

Obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe stanowi budynek Urzędu Gminy Nowinka.

Wymienione załączniki stanowią integralną część niniejszej polityki bezpieczeństwa:

1.      Wykaz komórek organizacyjnych Urzędu Gminy z numerami pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe podlegające rejestracji – załącznik nr 1,

2.      Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych – załącznik nr 2,

3.      Opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi – załącznik nr 3.

Przepływ danych pomiędzy poszczególnymi systemami odbywa się w sposób manualny (np. dyskietka, dokument papierowy) i automatyczny (sieć lokalna, internet).

System informatyczny

Zbiór danych

Używany model współpracy systemów informatycznych ze zbiorem danych jest następujący:

 

Urząd Gminy Nowinka posiada następujące środki techniczne i organizacyjne niezbędne dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych (zabezpieczenia):

a)      dostępu do budynku i pomieszczeń:

·        okna w pomieszczeniach parterowych są wyposażone w kraty,

·        system alarmowy

b)      zasilania systemów informatycznych:

·        dedykowaną sieć elektryczną,

·        zastosowanie urządzeń podtrzymujących napięcie (UPS) na stanowiskach komputerowych,

c)      systemów informatycznych:

·        dostęp do systemu jedynie przez osoby upoważnione (system identyfikatorów i haseł),

·        poziomy uprawnień,

·        odpowiednia architektura systemu użytkownika (klient-serwer),

·        kopie awaryjne,

·        przechowywanie nośników z kopiami awaryjnymi w metalowych szafach,

Zobowiązuję wszystkie osoby posiadające upoważnienie nadane przez Administratora Danych Osobowych do bezwzględnego przestrzegania podanych w niniejszym opracowaniu reguł i zasad tworzących politykę bezpieczeństwa.

Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych:

Lp.	Nazwa zbioru danych	Program (moduł programu) zastosowany do przetwarzania danych	Pomieszczenie, w którym znajduje się zbiór danych	Nazwa urządzenia, w którym znajdują się dane
1.	Ewidencja ludności i dowody osobiste	Kasztel – ewidencja ludności IDL System	Pokój Nr 5	Kartoteka, komputer IBML PC Koperty osobowe
2.	Księgi stanu cywilnego	-	Pokój Nr 5	Księgi, rejestry
3.	Urząd Stanu Cywilnego	USC 2002	Pokój Nr 5	Komputer
4.	Rejestr poborowych, przedpoborowych, ewidencja osób przeznaczonych do służby w obronie cywilnej, rejestr świadczeń na rzecz obrony	Wojsko	Pokój Nr 5	Rejestr Komputer
5.	Ewidencja osób poszukiwanych	Ręcznie	Pokój Nr 5	Rejestr
6.	Wykazy członków OSP	MS Word	Pokój Nr 5	Komputer
7.	„Ewidencja podatników, płatników, dłużników”	Podatki J.G.U. Podatki osoby fizyczne (C) U.I.INFO-SYSTEM s.c. Usługi informatyczne INFO – SYSTEM Tadeusz i Roman Groszek s.c. 05-120 Legionowo Ul. Piłsudskiego 21/240	Pokój Nr 3	Komputer PC
8.	Akta osobowe byłych pracowników	Ręcznie	Pokój Nr 11	Teczki osobowe
9.	Pomoc materialna dla uczniów Gminny ośrodek Pomocy Społecznej	Program Tales	Pokój Nr 1	spis Komputer
10.	Ewidencja działalności gospodarczej	Ręcznie	Pokój Nr 5	rejestr
11.	Licencje na transport drogowy	Ręcznie	Pokój Nr 3	spis
12.	Zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych	Ręcznie	Pokój Nr 11	spis
13.	Wycinka drzew i krzewów	Ręcznie	Pokój Nr 2	spis
14.	Rejestr decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu	Ręcznie	Pokój Nr 2	rejestr
15.	Wykaz umów dzierżawy nieruchomościami Gminy Szypliszki	Ręcznie	Pokój Nr 2	kartoteka
16.	Wykaz numerów porządkowych nieruchomości w Gminie Szypliszki	Ręcznie	Pokój Nr 5	Rejestr
17.	Dodatek mieszkaniowy Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej	Ręcznie	Pokój Nr 1	rejestr
18.	Opieka społeczna Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej	Ręcznie Komputerowo – program – HELIOS	Pokój Nr 1	Kartoteka Komputer PC
19.	Świadczenia rodzinne Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej	Ręcznie Komputerowo – program AMAZIS	Pokój Nr 1	Kartoteka Komputer PC
20.	Zaliczka alimentacyjna Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej	Ręcznie Komputerowo – program NEMEZIS	Pokój Nr 1	Kartoteka Komputer PC
21.	Wykaz użytkowników obszaru konkurencyjnego	Ręcznie	Pokój Nr 2	wykaz
22.	Wykaz umów najmu lokali użytkowych i mieszkalnych	Ręcznie	Pokój Nr 2	wykaz
23.	Rejestr zaświadczeń dotyczących pracy w gospodarstwie rolnym	Ręcznie	Pokój Nr 2	kartoteka
24.	Rejestr zaświadczeń o wpisie do ewidencji innych obiektów w których są świadczone usługi hotelarskie	Ręcznie	Pokój Nr 8	rejestr